Odoo kullanan bir işletmeyseniz ve e-fatura tarafında QNB eSolutions (eski adıyla QNB eFinans) ile çalışıyorsanız, iki sistemi birbirine bağlamak için üçüncü bir programa ya da elle dosya taşımaya ihtiyacınız yok. Bu rehberde Odoo QNB e-Fatura entegrasyonunun nasıl kurulduğunu, ilk faturanın nasıl kesildiğini ve gönderim sonrasında neyin nereden takip edildiğini adım adım anlatıyoruz.
Rehber Odoo 17, 18 ve 19 sürümleri için geçerlidir ve Community ile Enterprise arasında fark göstermez. Adımlar Odoo QNB eSolutions e-Fatura Entegrasyonu modülü üzerinden anlatılmaktadır.
Başlamadan Önce: Ön Koşullar
Entegrasyonu kurmadan önce şu dördünün hazır olması gerekir:
- Aktif bir QNB eSolutions hesabı. Panelinize giriş yapabildiğiniz kullanıcı kodu ve parola. Entegrasyon bu bilgileri kullanır, ayrı bir API anahtarı üretmenize gerek yoktur.
- GİB e-Fatura mükellefiyet kaydı. Şirketinizin e-Fatura ve varsa e-Arşiv uygulamalarına kayıtlı olması gerekir.
- Mali mühür veya e-imza. Tüzel kişilerde mali mühür, şahıs şirketlerinde nitelikli elektronik imza zorunludur. Özel entegratörle çalışırken mühür entegratör tarafında saklanabildiği için Odoo sunucunuza fiziksel bir cihaz takmanız gerekmez.
- Kontör bakiyesi. Gönderilen her belge kontör düşer. Kurulum sonrası test faturası da kesecekseniz bakiyenizin sıfır olmadığından emin olun.
Adım 1: Odoo’da Entegrasyonu Etkinleştirin
Odoo’da Muhasebe uygulamasının ayarlarına girin ve QNB eSolutions bölümünü bulun. “Entegrasyonu Etkinleştir” anahtarını açtığınızda bağlantı alanları görünür hale gelir.
Buraya QNB panelinize giriş yaparken kullandığınız kullanıcı kodu ve parolayı girin. Odoo bu bilgileri QNB servislerine bağlanmak için kullanır. Panel şifrenizi ileride değiştirirseniz burayı da güncellemeniz gerekir; entegrasyonun bir sabah aniden durmasının en yaygın nedeni budur.
Adım 2: Kasa, Şube ve Etiket Ayarlarını Yapın
Bağlantı kurulduktan sonra gönderim varsayılanlarını tanımlarsınız. Kasa ve şube alanları varsayılan olarak gelir. Tek lokasyonlu bir işletmeyseniz bunlara dokunmanıza gerek yoktur; çok şubeli yapıdaysanız QNB tarafında tanımlı kendi kasa ve şube kodlarınızı girmelisiniz, çünkü belgeler bu ayrıma göre raporlanır.
İkinci ayar grubu GİB etiketleridir. Posta kutusu etiketi gelen belgelerin hangi adrese düşeceğini, gönderici birim etiketi ise belgelerin hangi birim adına çıktığını belirler. Biçim şu şekildedir:
Posta kutusu etiketi : urn:mail:[email protected]
Gönderici birim etiketi : urn:mail:[email protected]Etiketlerinizi bilmiyorsanız QNB panelinizdeki mükellef bilgileri ekranından ya da GİB’in mükellef listesinden görebilirsiniz. Yanlış etiket, faturanın karşı tarafa hiç ulaşmaması anlamına gelir; kurulumda en çok zaman kaybettiren nokta budur.
Adım 3: Odoo’da e-Fatura Nasıl Kesilir?
Entegrasyon hazır olduğunda fatura kesme akışı şöyle işler:
- Satış siparişinden faturayı oluşturun ya da doğrudan Muhasebe bölümünden yeni bir müşteri faturası açın.
- Fatura ekranında “e-Fatura Oluştur” sihirbazını başlatın.
- Sihirbaz müşteri, vergi numarası, senaryo, fatura tipi ve etiket alanlarını hazır getirir. Bilgileri kontrol edin.
- Gerekiyorsa müşteri e-posta adresini girin; belge bu adrese iletilir.
- Gönderimi onaylayın. Fatura taslak durumdaysa gönderim sırasında otomatik olarak resmileştirilir, ayrıca onaylamanıza gerek kalmaz.
Sihirbazın en kritik alanı senaryodur. Alıcı e-Fatura mükellefiyse belge EFATURA, mükellef değilse EARSIVFATURA senaryosuyla gider. Bu ayrımı yanlış yapmak, faturanın reddedilmesinin bir numaralı sebebidir.
Adım 4: E-Ticaret Satışlarında İnternet Satış Bilgileri
İnternet üzerinden satış yapıyorsanız e-Arşiv faturada birkaç alan yasal olarak zorunludur: ödeme şekli, ödeme tarihi, kargo firmasının unvanı ve vergi numarası, gönderim tarihi ve teslimat adresi. Bu alanlar eksikse fatura teknik olarak gider ama denetimde sorun çıkarır.
Sihirbazdaki “İnternet Satış Bilgileri” ve “Gönderim Bilgileri” kutularını işaretlediğinizde bu bilgiler Odoo’daki sipariş ve teslimat kayıtlarından belgeye taşınır. Pazaryeri ve mağaza satışlarınız zaten Odoo’da toplanıyorsa, elle veri girişi yapmanız gereken hiçbir alan kalmaz.
Adım 5: Gönderim Sonrası Takip
Belge gönderildikten sonra fatura kaydındaki e-Fatura sekmesinde şu bilgiler saklanır:
| Alan | Ne işe yarar |
|---|---|
| e-Fatura Durumu | Belgenin gönderim durumu. “Tamamlandı” değeri, belgenin entegratör üzerinden başarıyla iletildiğini gösterir. |
| e-Fatura Numarası | GİB nezdindeki resmi belge numarası. Odoo’nun kendi fatura numarasından farklıdır ve mutabakatlarda bu numara kullanılır. |
| ETTN | Belgenin evrensel tekil numarası. Bir belgeyi GİB veya entegratör nezdinde aratırken kullanılan kimliktir. |
| e-Fatura Senaryosu | Belgenin EFATURA mı EARSIVFATURA mı olarak gittiğini gösterir. |
| Gönderim Zamanı | Belgenin entegratöre iletildiği tarih ve saat. |
Aynı ekrandaki “Faturayı Görüntüle” düğmesi belgeyi entegratörün kendi görüntüleyicisinde yeni sekmede açar. Müşteri faturayı göremediğini söylediğinde, belgenin karşı tarafta nasıl göründüğünü Odoo’dan çıkmadan kontrol edebilirsiniz.
Adım 6: Gelen Faturaları Odoo’ya Çekin
Muhasebe menüsü altındaki e-Faturalar bölümünde üç seçenek bulunur: Giden Faturalar, Gelen Faturalar ve Senkronize Et.
“Senkronize Et” komutu QNB tarafındaki belgeleri Odoo’ya çeker. Gelen faturalar tarih ve fatura numarasıyla listelenir, buradan filtreleyip işleyebilirsiniz. Tedarikçi faturalarının muhasebeye girişi için ayrı bir portal açmanız gerekmez.
Sık Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümleri
| Belirti | Olası neden ve çözüm |
|---|---|
| Bağlantı bir anda kesildi, hiçbir belge gitmiyor | QNB panel parolası değişmiş veya süresi dolmuştur. Panelde yeni parolayı belirleyip Odoo ayarlarındaki alanı güncelleyin. |
| Fatura gitti ama karşı taraf almadı | Alıcının posta kutusu etiketi yanlış olabilir. Alıcı birden fazla etikete sahipse doğru olanı seçmeniz gerekir. GİB mükellef listesinden kontrol edin. |
| Fatura reddedildi | En sık neden yanlış senaryodur: e-Fatura mükellefine e-Arşiv kesilmiştir. Müşteri kartındaki vergi numarasını ve mükellefiyet durumunu doğrulayıp belgeyi doğru senaryoyla yeniden düzenleyin. |
| Vergi numarası hatası alınıyor | VKN 10 hane, TCKN 11 hane olmalıdır. Müşteri kartında başında sıfır düşmüş ya da boşluk kalmış olabilir. |
| KDV istisnalı satışta belge kabul edilmiyor | İstisna kodu girilmemiştir. İhracat, tevkifat ve istisna kapsamındaki satışlarda ilgili GİB kodunun seçilmesi zorunludur. |
| Gönderim aniden durdu, hata mesajı yok | Kontör bakiyeniz bitmiş olabilir. QNB panelinizden bakiyenizi kontrol edin. |
| e-Arşiv faturada eksik bilgi uyarısı | İnternet satışlarında ödeme ve kargo alanları zorunludur. Sihirbazdaki İnternet Satış Bilgileri ve Gönderim Bilgileri kutularını işaretleyin. |
e-Fatura mı e-Arşiv mi? Hızlı Ayrım
Entegrasyonu kurduktan sonra en çok karıştırılan konu budur. Basit kural şudur:
| Alıcı kim | Senaryo | Nasıl iletilir |
|---|---|---|
| e-Fatura mükellefi firma | EFATURA | GİB sistemi üzerinden alıcının posta kutusuna düşer |
| Mükellef olmayan firma veya nihai tüketici | EARSIVFATURA | E-posta ile gönderilir, rapor olarak GİB’e iletilir |
Bir müşterinin bugün mükellef olmaması, üç ay sonra da olmayacağı anlamına gelmez. Mükellefiyet durumu değişen müşterileri düzenli kontrol etmek, iptal ve yeniden kesim işini ciddi biçimde azaltır.
Entegrasyon Kurulduktan Sonra Neler Değişir?
Kurulum tamamlandığında fatura süreci Odoo dışına çıkmaz. Satış siparişi, faturalandırma, gönderim, takip ve gelen fatura yönetimi aynı ekranda toplanır. Muhasebe ekibinin alışkın olduğu QNB paneli yerinde durmaya devam eder; Odoo yalnızca belgeyi üreten ve gönderen taraf olur.
Pratikte en büyük kazanç, ikili veri girişinin ortadan kalkmasıdır. Siparişten faturaya, faturadan e-belgeye giden zincirde elle kopyalanan tek bir alan kalmaz. Bu da hem zaman kazandırır hem de fatura reddi ile düzeltme işlerini azaltır.
Modülün kapsamı, sürüm uyumluluğu ve kurulum desteği hakkında ayrıntılı bilgi için Odoo QNB eSolutions e-Fatura Entegrasyonu sayfasına göz atabilirsiniz. Odoo tarafında henüz kurulumunuz yoksa Ubuntu 24.04 üzerinde Odoo 19 kurulum rehberimiz ile başlayabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
QNB e-Finans ile QNB eSolutions aynı şey mi?
Evet. QNB eFinans, QNB eSolutions adıyla devam ediyor. Panel giriş bilgileriniz, kontörleriniz ve mükellef kaydınız aynı kalır. Entegrasyon her iki isimle bilinen aynı servise bağlanır.
Entegrasyon için ayrı bir API anahtarı almam gerekiyor mu?
Hayır. QNB panelinize giriş yaparken kullandığınız kullanıcı kodu ve parola yeterlidir. Ek bir anahtar üretmeniz ya da yeni bir sözleşme imzalamanız gerekmez.
Odoo’nun hangi sürümleriyle çalışıyor?
Odoo 17, 18 ve 19 ile uyumludur. Community ve Enterprise sürümlerinin ikisinde de çalışır, Enterprise aboneliği zorunlu değildir.
Taslak faturayı önce onaylamam gerekiyor mu?
Gerekmez. Fatura taslak durumdayken gönderim sihirbazını çalıştırırsanız belge gönderim sırasında otomatik olarak resmileştirilir.
Gelen faturalar Odoo’ya kendiliğinden düşüyor mu?
Muhasebe menüsündeki e-Faturalar bölümünde Gelen Faturalar listesi bulunur. Senkronize Et komutuyla QNB tarafındaki belgeler Odoo’ya çekilir ve listede toplanır.
Başka bir entegratörden QNB eSolutions’a geçersem geçmiş faturalarım ne olur?
Odoo’daki fatura kayıtlarınız yerinde kalır, hiçbiri silinmez. Entegratör değişikliği GİB tarafında etiket güncellemesi gerektirir; Odoo tarafında yapmanız gereken tek şey yeni panel bilgilerinizi girmektir.
Mali mühür cihazını sunucuya takmam gerekiyor mu?
Özel entegratörle çalışıldığında mühür entegratör tarafında saklanabildiği için Odoo sunucunuza fiziksel bir cihaz takmanız gerekmez.
